Mit Fingerspitzengefühl Geschäftsbriefe schreiben

Bärbel Wedmann-Tosuner ist Inhaberin des Fachinstituts für Management und beschäftigt sich insbesondere mit den Themen Management, Assistenz und Korrespondenz. Sie kennt die typischen Fallstricke, die beim Geschäftsbriefe schreiben lauern und sie verfolgte auch den Siegeszug der digitalen Kommunikation im Geschäftsbereich. Mit ihrem Standardwerk „Geschäftsbriefe geschickt formulieren“ gibt die Expertin wertvolle Informationen zu einer modernen Briefkultur in Unternehmen. Niemand sollte mehr veraltete Floskeln wie „Wir bitten Sie höflichst“ benutzen, ein einfaches „Bitte“ reicht völlig aus, um die richtige Wirkung zu erzielen. Trotzdem darf die Höflichkeit unter der „Kürze nicht leiden, und manchmal ist schmückendes Beiwerk nötig, wenn eine bestimmte Nuance übermittelt werden soll“, so Wedmann-Tosuner, „denn wie in der Diplomatie wird manches auch in Geschäftsbriefen zwischen den Zeilen gesagt, und dafür bedarf es präziser Formulierungen“. Die Expertin gibt die Techniken dieses Fingerspitzengefühls an den Leser weiter.

Laissez-faire? Geschäftsbriefe als E-Mail korrekt formulieren

Zu dem Ratgeber gehören Checklisten und Vorlagen für Geschäftsbriefe. So wird der Leser mit der Netiquette vertraut gemacht, die die Umgangsformen im E-Mail-Verkehr klärt. „E-Mails sind Briefe, der Unterschied ist nur in der Schnelligkeit begründet“, so Wedmann-Tosuner, dementsprechend müsse auch bei E-Mails genauso wie bei klassischen Briefen eine korrekte äußere Form sowie der passende Umgangston eingehalten werden. Deshalb haben auch Smileys und die allzu vertrauliche Anrede nichts in der geschäftlichen E-Mail zu suchen – auf Standards wie eine korrekte Rechtschreibung und die eine E-Mail-Signatur sollte hingegen nicht verzichtet werden.

Aus dem Inhalt:

• „First-Class‘-Geschäftsbriefe
• Anrede, Titel, Anschrift – korrekt und zeitgemäß
• Kaufmännische Schriftverkehr
• Briefe für schwierige Fälle
• Protokolle, Akten- und Telefonnotizen
• E-Mail Korrespondenz
• Persönliche Briefe für jeden Anlass

Roter-Reiter-Fazit:

„Geschäftsbriefe geschickt formulieren“ ist ein hilfreicher Ratgeber, der auf keinem Schreibtisch fehlen sollte. Mit dem Ratgeber können sich Arbeitnehmer auf den neusten Stand der Briefkultur bringen. Außerdem ist es ein praktisches Nachschlagewerk, in dem sich Checklisten und praktische Vorlagen für Geschäftsbriefe in verschiedenen Situationen finden.

Bärbel Wedmann-Tosuner: Geschäftsbriefe geschickt formulieren
Walhalla Verlag, Regensburg 2018.
9., aktualisierte Auflage, 160 Seiten, 14,95 Euro.
ISBN: 978-3-96186-011-1

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Einfach machen – einfach schreiben!

Und weil das so ist, brauchen wir Hilfe. Das kann eine Schreibwerkstatt sein oder ein Seminar. Für den Anfang reicht vielleicht auch schon ein Buch. Wie zum Beispiel das von Hannes Külz. Es heißt „Einfach schreiben im Beruf. Wie Sie sich und Ihrem Leser eine Freude machen“ und ist im Haufe-Verlag erschienen. „Einfach schreiben“ – das sind bereits zwei Botschaften auf einmal. Zum einen sollen wir, sagt Külz, einfach drauflos schreiben und nicht erst tage- oder wochenlang mit dem Text schwanger gehen. Und zum anderen sollen wir einfach schreiben, also so, dass wir auch verstanden werden, ohne Kauderwelsch und gedrechselte Formulierungen. Dass Hannes Külz weiß, wovon er spricht, dürfen Sie glauben. Er ist gelernter Journalist und war unter anderem Redakteur bei der Financial Times Deutschland. Heute coacht er unter anderem Führungskräfte im Schreiben – von der Korrespondenz über Redemanuskripte bis zu journalistischen Texten. Es geht in Külz´ Buch ums Schreiben IM Beruf, nicht ums Schreiben ALS Beruf – obwohl professionelle Schreiber von der Lektüre des Buches durchaus noch profitieren können.

Mit gewöhnlichen Wörtern ungewöhnliche Dinge sagen

Auf knapp 200 Seiten gibt Külz jede Menge Tipps und Empfehlungen, wie Sie es schaffen, einen guten Text zu schreiben, ob Brief, E-Mail, Projektbericht oder Fachartikel. Dazu nutzt er eine Fülle von guten und schlechten Beispielen und macht deutlich, mit welch einfachen Mitteln man eine ganz andere Wirkung erzielen kann. Für den Überblick hier seine zehn Grundregeln des Schreibens:

1. Kompliziert heißt nicht kompetent. Zeigen Sie Ihre Kompetenz, indem Sie Schwieriges und Kompliziertes einfach ausdrücken. Oder um mit dem Philosophen Arthur Schopenhauer zu sprechen: „Man nehme gewöhnliche Wörter und sage ungewöhnliche Dinge.“
2. Jeder kann schreiben. Gutes Schreiben besteht zu 75 Prozent aus Handwerk. Man kann es lernen und muss es dann üben. „Ich habe kein Talent zum Schreiben“ ist ein billige Ausrede. Talent ist prima, muss aber nicht sein.
3. Der Autor schließe nicht von sich auf den Leser. Sicher kennen Sie den Spruch: „Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler.“ Bedeutet in diesem Fall: Denken Sie beim Texten immer an den Leser, den Sie erreichen wollen, dem Sie etwas mitteilen wollen und der den Text verstehen soll.
4. Einer leidet immer. Entweder Sie leiden beim Schreiben, weil es Mühe bereitet, einen Text gut und verständlich zu machen. Oder der Leser leidet, weil er Schwierigkeiten hat, ihren unverständlichen Text zu lesen und zu verstehen. Aus Respekt vor dem Leser sollten Sie derjenige sein, der das Leiden auf sich nimmt – und weil so die Chance ungleich größer ist, dass Ihr Text auch (zu Ende) gelesen und verstanden wird.
5. Der Bauch hat meistens Recht. Eine Textpassage, die Ihren Bauch langweilt, langweilt auch Ihren Leser. Eine Erklärung, die Ihr Bauch nicht versteht, versteht auch Ihr Leser nicht. Eine Formulierung, die Ihr Bauch komisch findet, findet auch Ihr Leser komisch. Der Bauch ist ein guter Ratgeber. Hören Sie auf ihn.
6. Bürokratensprache ist heilbar. Schreiben Sie nicht so wie das Finanzamt oder das Amtsgericht. Die Sprache ist so tot wie der Friedhof von Hinterpfuiteifi. Eine Qual für jeden Leser. Sie sollen Ihre(n) Leser nicht quälen, sondern ihm eine Freude machen.
7. Beispiele sind unverzichtbar wie tragende Wände. Der Text ist zu lang und muss gekürzt werden? In diesem Fall fliegen meistens als erstes die Beispiele raus. Ein Fehler! Beispiele sind so unverzichtbar wie die tragenden Mauern in einem Gebäude. Fehlen sie, droht Einsturzgefahr.
8. Schreiben braucht einen klaren Ablauf. Planen Sie nicht nur, WAS Sie schreiben wollen, sondern auch, WANN Sie dies tun, WIE LANG der Text werden soll und BIS WANN er fertig sein soll.
9. Reden ist ein Teil des Schreibens. Mit anderen über den zu schreibenden Text reden, hilft ungemein, sich klar über das Thema zu werden, Anregungen zu erhalten und Erwartungshaltungen kennen zu lernen.
10. Bitte um Kritik ist kein Eingeständnis von Schwäche. Das sollten Sie sich unbedingt von den Schreib-Profis abschauen: Das Gegenlesen! Und damit ist nicht nur das Korrekturlesen gemeint. Stellen Sie Ihren Text zur Kritik, fragen Sie Ihren Kollegen, Ihre Frau oder Ihren Mann, was er bzw. sie davon hält, ob er klar und verständlich ist und vor allem auch, ob er den Inhalt, den er rüberbringen soll, tatsächlich auch rüberbringt. Und dann setzen Sie sich noch mal dran.

Roter-Reiter-Fazit: Ein hilfreiches und unterhaltsames Buch für Einsteiger, aber auch für Profis. Gute Texte schreiben, das ist keine Kunst, sondern Handwerk. Und hier erfährt man, wie es geht.

Damian Sicking, www.Roter-Reiter.de

Hannes Külz: Einfach schreiben im Beruf. Wie Sie sich und Ihrem Leser eine Freude machen. Haufe, 196 Seiten, 19,95 Euro, ISBN: 3648094734

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Schreiben wie der Schnabel gewachsen ist

Die Anleitung für besseres Schriftdeutsch ist mit zahlreichen Beispielen, Tipps und Hinweisen auf typische Fehler gespickt. Ein Übungsbuch, das all denen Lust auf den nächsten Text macht, die sich bislang Zeile für Zeile gequält haben. Der wichtigste Tipp lautet: „Man kann schreiben, wie man spricht. Das ist lebendiger. Streichen Sie aber alles, was stört, weil es in der Schriftsprache nichts verloren hat.“

Auf die Sätze fertig los!

Nach einigen stilistischen und formalen Spielregeln für gute Texte widmet sich Schlote genau den Textarten, die beruflich relevant sind: Briefe und Rundschreiben, Pressemitteilungen, Vorträge und Präsentationen. Die vielen Positiv-Negativ-Gegenüberstellungen machen sehr gut deutlich, wie Sie künftig knackiger und prägnanter formulieren, gute Überschriften wählen und Ihren Text so strukturieren, dass er von anderen auch bis zum Ende gelesen wird.

Roter-Reifer – Fazit: „Treffsicher texten“ ist der ideale Ratgeber für alle, die beruflich besser schreiben wollen oder müssen (weil es der neue Job vorsieht). Die vielen guten Tipps tragen dazu bei, dass Sie auch in der schriftlichen Kommunikation per E-Mail sicherer werden. Schon beim Lesen der ersten Seiten nimmt die Angst vor dem nächsten Schreibjob ab.

Oliver Ibelshäuser, www.Roter-Reiter.de

Axel Schlote: Treffsicher texten, Beltz 2015

>> Zu allen lieferbaren Ausgaben von „Treffsicher texten“ auf Managementbuch.de

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Am Ball bleiben, wenn es hektisch wir

Das Autorenteam Bögner, Kettl-Römer und Natusch gibt in dem gemeinsamen Buch „Protokolle schreiben“ eine prima Einführung. In freundlichen Worten und mit vielen Beispielen erklären sie die Eigenarten der wichtigsten Protokoll-Typen (Verlaufs-, Ergebnis- und Kurzprotokoll) und erläutern Ihnen, wie Sie auch in hektischen Situationen jederzeit am Ball bleiben. Zum Beispiel mit cleveren Kurzformeln, die die wesentlichen Inhalte schnell auf den Punkt bringen. Denn alles müssen Sie nicht auf Ihrem Notizblock festhalten. Und wenn es doch zu schnell ging? „ In Notfällen hilft es, zu unterbrechen und nachzufragen.“

Um in diese Lage gar nicht zu kommen, sollten Sie sich optimal vorbereiten: Wer wird teilnehmen? Wie viele Teilnehmer werden sprechen? Brauchen Sie eine Digitalkamera für die Flipchart-Blätter? Ein guter Protokollant erleichtert sich die Arbeit, bevor der eigentliche Job beginnt.

Roter Reiter-Fazit: „Protokolle schreiben“ hilft Ihnen, professionelle Mitschriften in Konferenzen und Meetings anzufertigen. Neulinge in diesem Bereich werden sich über die sehr ausführlichen Beschreibungen und Beispiele freuen.

Buch-Rezension: Oliver Ibelshäuser www.roter-reiter.de

Buch-Empfehlung: Tanja Bögner, Barbara Kettl-Römer, Cordula Natusch: „Protokolle schreiben“; Linde 2013

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